Una ausencia te cuesta la hora dos veces. Una porque nadie se sentó en la silla, y otra porque alguien más la quería y le dijiste que estaba ocupada. El segundo costo es el que se olvida, y es para ese que existe el depósito.
Lo que hace un depósito de verdad
Un depósito no es cuestión de dinero. Veinte dólares frente a una cita de dos horas no cubren la hora. Lo que hacen es cambiar el momento del compromiso. Una reserva hecha con un nombre y un teléfono es un plan. Una reserva hecha con una tarjeta es una decisión, y la gente cumple sus decisiones mucho más que sus planes.
El número que importa no es cuánto cobraste. Es cuántas personas que reservaron con depósito llegaron, y cuántas de las que reservaron sin él lo hicieron. Mira las dos durante un mes y deja que decidan los números.
Antes de la silla, no después de la ausencia
La mayoría de los estudios que pierden dinero por ausencias ya tienen una política para ellas. Está en un cartel, en una historia del perfil o se dice en voz alta al final de la cita. Dice algo como la cita perdida se cobrará completa.
El problema es la palabra se cobrará. Describe algo que tienes que ir a hacer después, a una persona que ya dejó de contestar. A nadie le gusta esa llamada, así que casi nunca se hace, y la política se queda en cartel.
Un depósito convierte esa misma política en algo que ya pasó. El dinero está contigo antes del día. Si llega, se descuenta del total. Si no llega, tus condiciones dicen qué pasa con él, y esas condiciones se le mostraron y las aceptó en el momento de reservar. No hay llamada que hacer.
Cómo funciona en Turnexify
Para cada servicio eliges: sin depósito, un monto fijo, un porcentaje del precio o el precio completo por adelantado. Una consulta puede reservarse gratis. Una pieza de cuatro horas puede pedir cien dólares. Tú decides, servicio por servicio.
Cuando un cliente reserva un servicio que pide depósito, lo paga en una página segura de Stripe o Square antes de que la reserva se confirme. Tu política de cancelación está en la misma pantalla: el plazo para cancelar gratis, lo que cuesta cancelar tarde y lo que cuesta no llegar. Ahí la acepta, y lo que aceptó queda guardado con la reserva: tus condiciones, el plazo y los cargos, tal como estaban ese día.
El dinero va a la cuenta de Stripe o Square que tú controlas. Nosotros nunca lo guardamos. Si alguien cancela dentro de tu plazo y quieres devolverlo, es un botón en tu panel, no un correo para nosotros.
Cuánto pedir
Dos reglas prácticas.
- Que sea suficiente para sentirse como una decisión y no tanto como para sentirse como un riesgo. Para la mayoría de los servicios, entre una quinta y una tercera parte del precio.
- Redondéalo. Cincuenta, no cuarenta y siete. Un depósito es una pequeña ceremonia, y un número redondo se lee como una política y no como una cuenta.
Después mira tus ausencias durante un mes. Si bajaron, déjalo así. Si no, el número no es el problema y vale la pena preguntarse cuál es.
Una tarjeta guardada, para el cargo
Si prefieres no pedir dinero por adelantado, puedes pedir una tarjeta. El cliente la agrega al reservar, ese día no se cobra nada, y los cargos por ausencia y por cancelar tarde que definiste aparecen ahí mismo. Si no llega, marcas la visita como ausencia y el cargo se hace a esa tarjeta. Si cancela desde su enlace dentro de tu plazo, el cargo por cancelar tarde se hace igual.
Funciona con Stripe o con Square, el que conectes, y puede ir junto a un depósito o sustituirlo. En los dos casos la decisión ocurre al reservar, que es lo que cambia el comportamiento.
¿Listo para ponerlo en práctica?
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